Þinglýsingar snúast í stuttu máli um að framkvæma opinbera skráningu réttinda á eignum svo þau falli undir réttarvernd gagnvart þriðja aðila.

Langalgengustu þinglýsingar varða eigendaskipti, lán og breytingar á þeim. Hingað til hafa slíkar þinglýsingar falið í sér ferðalag á afgreiðslustaði Sýslumanna, þar sem stimpla þarf útprentuð frumrit á pappír. Ef einhverjar breytingar eiga sér stað í miðju ferli, t.d á tilboði eða skilmálum, hægir þetta svo enn meira á ferlinu og biðtíma eftir úrvinnslu.

Vikuvinna á örfáum mínútum

Hlutverk Prógramm, ásamt öðrum samstarfsaðilum og hagaðilum í verkefninu, snýst um að þróa og setja upp miðlægan bakenda. Þetta gerir t.d. fjármálafyrirtækjum og fasteignasölum (þinglýsingabeiðendum) kleift að ganga frá þinglýsingum á rafrænan og sjálfvirkan hátt.

Kerfið virkar líka sem stuðningur við þá sem það nota, bæði beiðendur og starfsfólk Sýslumanns, þar sem það lætur vita ef einhverjar skorður eru í ferlinu, t.d. að tiltekin skjöl vanti eða aðrar upplýsingar séu ekki í samræmi við skráðar upplýsingar hjá hinu opinbera og gætu þar með skert forsendur þinglýsingarinnar.

Það má því segja að með því að stafvæða þinglýsingaferlið sé bæði verið að spara mikinn tíma og vinnu en líka koma í veg fyrir mistök eða aðra þætti sem áður höfðu veigamikil áhrif á málsmeðferðartíma þinglýsinga.

mynd: Island.is

Milljarðar á ári sparast

Gert er ráð fyrir að heildaráætlaður ávinningur af því að stafvæða þinglýsingar, í stað þess vinna þær handvirkt, sé um 1,2–1,7 milljarðar króna á ári. Er þá ekki tekinn með sá tími og kostnaður sem sparast hjá hinum almenna notanda og þinglýsingabeiðendum.

Stafvæðing þinglýsinga með Stafrænu Íslandi hófst árið 2019 og er enn í vinnslu. Nú þegar hafa hagkvæmnieiginleikar þess leitt í ljós að mikið fjármagn sparast við rafræna vinnslu skjala á borð við þinglýsinga.

Ásamt Prógramm koma að verkefninu fyrirtækin Intellecta og Direkta. Þær opinberu stofnanir sem hafa tekið virkan þátt í verkefninu eru Stafrænt Ísland, Sýslumenn, Dómsmálaráðuneytið, Þjóðskrá Íslands og Húsnæðis- og mannvirkjastofnun. Það mætti því segja að rafrænar þinglýsingar séu lykilþáttur í að Ísland verði fremst í flokki í stafrænni stjórnsýslu.

mynd: Island.is

80% sjálfvirkt í framtíðinni

Stefnt er á að afgreiðsla allt að 80% þinglýsinga gerist með sjálfvirkum hætti að hluta eða í heild en í dag er rafrænt umfang þinglýsinga um 31%. Stærsti hluti þeirra eru aflýsingar veðskjala og þar á eftir þinglýsing á veðskjölum.

Ákveðnar tegundir af þinglýsingu munu ekki verða gerða rafrænar sökum þess hve sjaldgæfar þær eru og fela þær því ekki í sér sérstaka kostnaðarhagkvæmni.

Gert er ráð fyrir að heildaráætlaður ávinningur af því að stafvæða þinglýsingar, í stað þess vinna þær handvirkt, sé um 1,2–1,7 milljarðar króna á ári.

Hlutverk Prógramm

Meðal þess sem Prógramm hefur komið að í verkefninu er að sjálfvirknivæða athuganir, samskipti á milli stofnana og skráningar sem áður voru handvirkar. Mikil vinna fór í að kortleggja og greina hvað fulltrúar sýslumanna voru að gera við þinglýsingar ásamt öllum þeim lögum sem þinglýsingaferlið snertir.

Hönnun og uppsetning á rafræna ferlinu fól meðal annars í sér að taka mið af þeim þörfum sem notendur höfðu, að sjá til þess að kerfið hafi eiginleika til að geta aðstoðað notendur, bent á þegar eitthvað vantar eða er ekki rétt.

Allt eru þetta þættir sem hannaðir voru með hagkvæmnisjónarmiðum og þeirri stefnu að kerfið ætti að sjá um lungann af vinnunni - ekki notendur þess.

Hjálmar Leó Einarsson teymisleiðtogi hefur farið fyrir verkefninu fyrir hönd Prógramm og tekið þátt í að koma því á kjölin ásamt einvala liði hugbúnaðarsérfræðinga. Hann segir það spennandi og gefandi að taka þátt í verkefni sem snertir svo marga og um leið einfaldar líf þeirra sem koma að þinglýsingum á einn eða annan hátt:

„Þinglýsingakerfi sýslumanna var á sínum tíma aðeins hugsað sem skráningarkerfi og því ekki mikið um innbyggða greind í kerfinu. Í pappírsferlinu er treyst á þrautþjálfaða starfsmenn hjá sýslumönnum sem þurfa handvirkt að framkvæma alls kyns athuganir við þinglýsingu.

Í rafræna ferlinu er búið að byggja inn greind í kerfið svo það getur framkvæmt nauðsynlegar athuganir, sótt gögn til annarra stofnana og þinglýst ef allt stemmir. Ef upp koma álitamál, þá óskar rafræna ferlið eftir aðkomu fulltrúa sýslumanns, lætur vita hvert álitamálið er og hvað þarf að skoða betur.“

Sparnaður á tíma, fjármunum og pappír

„Það er margt sem þarf að huga að við þróun og uppsetningu á kerfi eins og rafrænum þinglýsingum. Það gefst þó jafnframt tækifæri til að kynnast mörgum aðilum og stofnunum sem eiga hlut að máli ásamt því að öðlast dýpri  skilning á stjórnsýslunni.

Það er ákaflega ánægjulegt að fylgjast með áhrifunum sem stafvæðingin hefur í för með sér, við sjáum til dæmis að hún léttir á álagi hjá Sýslumönnum um land allt og miklir fjármunir sparast; af hverju rafrænt þinglýstu veðskuldabréfi er sparnaðurinn yfir 7.000 krónur og rúmar 3.000 krónur fyrir hverja aflýsingu sem ekki er gerð á pappír.

Pappírssóun hefur minnkað til mikilla muna í kjölfarið af stafvæðingu þinglýsinga, svo það eru margir þættir í þessu verkefni sem gaman er að fylgjast með og sjá þróast frekar.“ Hjálmar Leó Einarsson, teymisleiðtogi og forritari hjá Prógramm.

Fólkið á bak við tjöldin

Hjá Prógramm hefur einstakt teymi sérfræðinga komið að rafrænum þinglýsingum og átt stóran þátt í að gera þær að veruleika.

Við viljum því enda á að þakka þeim sérstaklega fyrir sitt mikilvæga framlag:

• Hjálmar Leó Einarsson

• Sigurður Ari Ómarsson

• Ingvar Sigurðsson

• Gunnar Einarsson

• Petra Pétursdóttir

• Kári Gunnarsson

• Loki Jósepsson

• Sverrir G. Kristinsson